細かくとは？/ マイワン
[ 238] ITmedia Biz.ID：日々のタスクはどこまで細かく書き出すべき？【理論編】
[引用サイト] http://www.itmedia.co.jp/bizid/articles/0607/20/news041.html
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仕事を確実にこなすにはスケジュールを立てること──。しかしスケジュールはどんな単位で立てるべきなのでしょうか。そしてどんなことに注意すればいいのでしょうか。 人によってやり方はさまざまかと思いますが、今回は、以下のような手順でスケジュールを立てることを前提に説明します。 リストの順番通りにタスクを片付けていけるのが理想ですが、現実にはなかなかうまくいかないものです。なぜうまくいかないのか、そして、うまくいくようにするためにはどうしたらいいでしょうか。 例えば、タスクリストに沿って1つめのタスクに取りかかっていたところで、電話がかかってきて2つめのタスクについての問い合わせに答えたとします。答えるだけでなくその場で関連資料に調べるなど口を動かすだけでは済まないことも少なくありません。こうなると、もはや2つめのタスクについての作業をしたことになり、それまで進めていた1つめのタスクが中断します。 すると、1つめのタスクがどこまで終わっているのかがわからなくなり混乱します。この混乱を収拾する頃には、飛び込みで対応した2つめのタスクについての状況把握も改めてやり直す手間が発生します。もちろん、こういった飛び込み作業は仕事にはつきものですから、完全に退けることは困難なのですが、そうであれば、あらかじめ飛び込みに備えておくといいでしょう。 1とも関連しますが、1のように特に飛び込み作業に見舞われなくても、今進めている仕事について、自分が今どこまで来ているのかの“現在地”が把握できなくなることがあります。 例えば、富士山には五合目や八合目といったチェックポイントが設けられており、どこまで登ったかが分かるようになっています。自分で分かるだけでなく「先日は富士山の五合目まで登ってきました」と言えば他の人にもそれが伝わります。 タスクにおいても、「○合目」のようなチェックポイントを設けておくことによって、“現在地”の把握がしやすくなります。自分で把握できるだけでなく、上司に「ここまで進めました」という明確な中間報告ができるようになるでしょう。飛び込みによって中断させられても、中断したポイントが分かっていればスムーズに再開することができます。 具体的に何をすればそのタスクを完了とみなせるのかの基準を明確にしておきます。さもなければ、タスクを次々とこなしているつもりになっていても、実際にはモレだらけで、後からその穴を埋めて回るという余計なタスクを生み出しかねません。 そこで、タスクの完了基準は、目で見て分かるものにする必要があります。具体的には、タスクを「目に見える成果物」を作る作業に変換します。 例えば、「報告書を作る」というタスクであればいうまでもなく「報告書」という目に見える成果物がタスクの完了基準になるのですが、ここに来るまでにいくつかの小タスクがあるはずです。「この書類をシュレッダーしよう」であればすぐに行動に移せますが、「さぁ、報告書を作るぞ」になると手が止まるでしょう。従って、「報告書を作る」というタスクを構成する個々の小タスクについても目に見える成果物を定義しておきます。 これらの小タスクは「報告書を作る」というタスクを完了させる上での必要条件となります。どれが1つでも欠ければ報告書が完了しません。そして、「前回の報告書」や「アウトライン」や「データ」といった目に見える成果物を定義しておくことにより、これがチェックポイントとなり、「報告書を作る」というタスクがどこまで進んだかが客観的に分かるようになります。 このように、タスクを分割する際には、目に見える成果物が定義できる程度の大きさを心がけると良いでしょう。こうすることで、もしタスク単位でほかの人にお願いすることになったとしても、具体的に何を作る作業なのかを明確に伝えることができます。改めて説明用の資料を作ったり説明のための時間を使う必要がなくなるわけです。 仕事を楽しくする研究日誌「シゴタノ！」管理人。日々の仕事を楽しくするためのヒントやアイデアを毎日紹介するほか「言葉にこだわるエンジニア」をモットーに、Webサイト構築・運営、システム企画・開発、各種執筆・セミナーなど幅広く活動中。近著に『「手帳ブログ」のススメ』（翔泳社）がある。 放っておくとビジネスパーソンの机は書類やら本やらで散らかる一方。ひと思いに掃除をしてもいいですが、いつの間にか机がきれいになる方法、教えます。 知的作業に携わるビジネスパーソンがぶつかる“仕事の悩み”。こんな悩みを仕事術の研究家、大橋悦夫が楽しく解決します。 みんなで作る地球のあした、企業発“巻き込みエコ”最前線：第4回 あなたの会社でも今すぐできる!? エコアイデア社内での上下フロアの階段移動や昼休みの消灯など、社員を巻き込んでのエコ対策は少なくない。ならばその輪を社外へも……。ちょっとした工夫でエコにつながるアイデアを紹介しよう。 実践！ 専門知識を教えてみよう：第12回 仮説は間違っている方が都合がいい前回は「仮説は当たっていなくてもかまわない」という話を書きましたが、本当は「仮説は間違っている方が都合がいい」――のです。その理由は人間が仮説を判断するパターンにありました。 仕事耕具：読み返すための泣き顔ノート クオバディス「メモリエ」真っ白なノートを前にしたら、かえって何も書けなくなってしまった――そんな経験はないだろうか。クオバディスのコンセプトノート「メモリエ」を使えば、あなたの日記も続くようになるかもしれない。 転職活動に必要な職務経歴書。何を書けばいいの？ 誰に見せるものなの？ 何枚くらい書けばいいの？ 誰もが悩む職務経歴書のポイントを5分で解説します トラブルが起こるのは、リスクマネジメントが甘いからだ。しかし、上級管理職はリスクマネジメントの必要性を理解していない 納期間近のプロジェクト。全員が残業する中、作業は終わったけれど帰りづらい新人あら太君……。どうアドバイスするべきかな？ |
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